Spisi i klijenti
Vidljivost spisa
Tko u uredu vidi koje spise, kako ograničiti spis na njegov tim i kako uključiti timski način rada za cijeli ured.
Po zadanom svi u uredu vide sve spise. Pojedini spis može se ograničiti na njegov tim, a administrator može za cijeli ured odrediti da svatko vidi samo spise na kojima radi.
Gdje se nalazi
- Ograničenje pojedinog spisa: spis → Uredi → prekidač Ograniči na tim spisa.
- Pravilo za cijeli ured: Postavke → Postavke ureda → Spisi → Tko vidi spise (samo administrator ureda).
- Na kartici Pregled spisa podatak Vidljivost pokazuje Cijeli ured ili Samo tim spisa.
Tko je tim spisa
Tim spisa čine: - nositelj spisa (stupac Punomoćnik (odvjetnički ured); postaje to prvi odabrani odvjetnik ako nositelj nije određen), - svi korisnici odabrani u polju Odvjetnici, - korisnik čijim je osobnim e-Komunikacija tokenom spis uvezen.
Tko uvijek vidi sve spise
- administratori ureda,
- korisnici s ovlašću Spisi ograničeni na tim spisa. Tu ovlast po zadanom ima funkcija partner; administrator je može dodati ili oduzeti pojedinoj osobi (vidi Korisnici).
Kako ograničiti spis na njegov tim
- Otvorite spis i kliknite Uredi.
- U polju Odvjetnici provjerite da su odabrani svi koji trebaju vidjeti spis.
- Uključite Ograniči na tim spisa.
- Kliknite Spremi promjene.
Rezultat: spis vide samo tim spisa, administratori ureda i osobe s ovlašću za ograničene spise. Ostali ga ne vide na popisu spisa, u prikazu Sudski predmeti, u pretrazi ni u kalendaru, i ne mogu ga otvoriti. Isto vrijedi za zapise vezane uz spis (zadaci, dokumenti, vrijeme, računi).
Ograničenje je prikladno npr. za osjetljivog klijenta ili kad postoji sukob interesa unutar ureda.
Kako uključiti timski način rada za cijeli ured
Samo administrator ureda.
- Otvorite Postavke → Postavke ureda, kartica Spisi.
- U Tko vidi spise odaberite Svatko vidi samo spise na kojima radi.
- Spremite postavke.
Rezultat: svaki korisnik vidi samo spise na kojima je u timu. Administratori ureda i osobe s ovlašću za ograničene spise i dalje vide sve.
Zadana postavka je Svi u uredu vide sve spise; i tada se pojedini spis može ograničiti na tim.
Oznaka Vidljivost na spisu
Podatak Vidljivost na kartici Pregled pokazuje samo je li taj spis ograničen. Kad je za ured uključeno Svatko vidi samo spise na kojima radi, neograničeni spis i dalje pokazuje Cijeli ured, iako ga vidi samo njegov tim.
Vidljivost i sukob interesa
Provjera sukoba interesa uvijek pretražuje sve spise ureda, i one koje ne vidite. Spis koji ne smijete vidjeti u upozorenju je naveden samo kao "spis ograničen na tim", bez broja i naziva. Isto vrijedi za popis Povezani predmeti na sudu.
Vidljivost i financije
Vidljivost spisa i pristup financijama su odvojeni. Tko vidi spis, ne vidi nužno iznose: račune, ponude i iznose radnji vide samo korisnici s pristupom financijama, a vježbenik nikad. Vidi Uloge i ovlasti.
Česta pitanja
Kolega kaže da ne vidi spis koji ja vidim. Zašto?
Spis je ograničen na tim, ili je ured uključio način "Svatko vidi samo spise na kojima radi", a kolega nije u timu spisa. Dodajte ga u polje Odvjetnici na spisu.
Mogu li sakriti spis od administratora ureda?
Ne. Administratori ureda vide sve spise.
Vidi li vježbenik ograničene spise?
Samo ako je u timu spisa. Vježbenik ni tada ne vidi financije spisa.
Kako vidim koji su spisi ograničeni?
Na kartici Pregled spisa, podatak Vidljivost: Samo tim spisa.