Zadaci

Izrada i dodjela zadataka, rok i podsjetnik, popis stavki, razgovor uz zadatak, kalendiranje spisa i vrijeme zabilježeno na zadatku.

Zadatak je posao koji netko u uredu treba obaviti, po potrebi do određenog datuma. Zadatak može biti vezan uz spis ili klijenta, dodijeljen sebi ili kolegi, s popisom stavki i razgovorom između onoga tko je zadao zadatak i onoga tko ga izvršava. Zadaci s rokom prikazuju se i u Kalendaru.

Gdje se nalazi

Izbornik Planer → Zadaci. Broj uz stavku izbornika je broj vaših otvorenih zadataka; crven je ako neki od njih kasni.
Na spisu, kartica Zadaci.
Globalna pretraga (Ctrl+K) pronalazi zadatak po naslovu ili broju spisa.

Kartice popisa zadataka

Kartica	Što prikazuje
Moji	Otvoreni zadaci dodijeljeni vama (otvara se prva).
Danas	Otvoreni zadaci s rokom danas, cijelog ureda.
Kasne	Otvoreni zadaci kojima je rok prošao, cijelog ureda.
Svi otvoreni	Svi otvoreni zadaci ureda.
Dovršeni	Dovršeni i otkazani zadaci.

Zadatak je otvoren dok mu je status Za napraviti ili U tijeku. Popis se može grupirati po spisu, osobi ili datumu dospijeća te filtrirati po spisu, klijentu, osobi, vrsti, prioritetu, statusu i razdoblju roka (Rok od, Rok do). Zadaci s ograničenih spisa vidljivi su samo timu spisa.

Kako brzo dodati zadatak

U Planer → Zadaci kliknite Dodaj zadatak.
Upišite Naslov, po želji odaberite Spis i Datum dospijeća.
Kliknite Napravi.

Rezultat: zadatak je dodijeljen vama, status Za napraviti, prioritet Normalan, s podsjetnikom 1 dan prije roka. Za sve ostale podatke (kolega, klijent, popis stavki) u istom prozoru kliknite Detaljan unos.

Kako dodijeliti zadatak kolegi

U Planer → Zadaci kliknite Dodaj zadatak, pa Detaljan unos. Na spisu otvorite karticu Zadaci i kliknite Dodaj zadatak.
Upišite Naslov i Opis.
U polju Dodijeljeno odaberite kolegu.
Odaberite Datum dospijeća i Prioritet.
Kliknite Napravi.

Rezultat: zadatak se kolegi pojavljuje na kartici Moji i u kalendaru na datum roka.

Kolega ne dobiva posebnu obavijest o dodjeli

Obavijest "Zadatak ti je dodijeljen" još ne postoji. Kolega zadatak vidi na popisu Moji, u brojaču uz izbornik i u kalendaru, a podsjetnik prima prije roka. Ako je hitno, napišite mu poruku u razgovoru zadatka.

Polja

Polje	Opis	Obavezno
Naslov	Što treba napraviti.	Da
Opis	Detalji.	Ne
Spis	Spis uz koji je zadatak vezan. Nude se samo spisi koje smijete vidjeti.	Ne
Klijent	Klijent uz kojeg je zadatak vezan.	Ne
Dodijeljeno	Izvršitelj. Zadano vi.	Ne
Vrsta	Zadatak ili Pregled spisa (kalendiranje).	Da
Prioritet	Visok, Normalan, Nizak.	Ne
Status	Za napraviti, U tijeku, Dovršeno, Otkazano.	Da
Datum dospijeća	Rok zadatka, s vremenom.	Ne
Popis zadataka	Stavke s oznakom Dovršeno (Dodaj stavku). Na popisu se ispod naslova prikazuje napredak, npr. "2/5 stavki".	Ne
Pošalji podsjetnik / Podsjeti prije	Na dan roka, 1 dan prije, 3 dana prije ili 7 dana prije. Zadano 1 dan prije.	Ne

Kako raditi sa zadatkom na popisu

Klik na redak otvara zadatak u bočnom prozoru, bez napuštanja popisa. Gumb Puni prikaz otvara cijelu stranicu zadatka s razgovorom, vremenom i povijesti.
Ikona kvačice na početku retka označava zadatak dovršenim (Označi dovršenim). Ponovni klik ga vraća (Vrati u otvorene).
Prioritet i Status mijenjate izravno u retku.
Uz datum dospijeća piše "danas", "još N dana" ili "kasni N dana". Rok koji kasni je crven, rok danas narančast.
Više zadataka odjednom označite i odaberite Označi dovršenim.

Na kartici Zadaci na spisu za otvoreni zadatak postoji gumb Označi dovršenim.

Kako koristiti razgovor uz zadatak

Kartica Razgovor na stranici zadatka služi za pitanja i odgovore između onoga tko je zadao zadatak i izvršitelja.

Otvorite zadatak (Puni prikaz).
Na kartici Razgovor kliknite Napiši poruku.
Upišite poruku i potvrdite.

Rezultat: uz svaku poruku piše autor i oznaka Zadao zadatak, Izvršitelj ili Sudionik. Zadavatelj, izvršitelj i svi koji su već pisali u razgovoru dobivaju obavijest na zvonce ("… je napisao poruku u zadatku …"), osim autora.

Svoju poruku može mijenjati samo autor. Obrisati je može autor ili administrator ureda. Promjene statusa, roka i izvršitelja ne pišu se u razgovor, nego u karticu Povijest.

Kako kalendirati spis

Kalendiranje spisa je podsjetnik da spis na određeni dan treba uzeti u ruke i provjeriti stoji li i treba li se javiti stranci.

Otvorite spis.
U zaglavlju otvorite izbornik Sud i odaberite Kalendiraj spis.
Odaberite Datum dospijeća (zadano za tri mjeseca), Dodijeljeno i po želji Bilješku.
Potvrdite.

Rezultat: nastaje zadatak vrste Pregled spisa s naslovom "Pregled spisa {broj}", niskim prioritetom, s rokom u 09:00 odabranog dana i podsjetnikom na dan roka. Takav zadatak nikad se ne javlja kao prekoračen: ako dan prođe, zadatak je i dalje samo na redu.

Vrijeme na zadatku

Na stranici zadatka (Puni prikaz) u zaglavlju su gumbi Pokreni mjerenje, Pauziraj mjerač i Zaustavi mjerenje. Vrijeme se bilježi na zadatak i na njegov spis. Kartica Zabilježeno vrijeme prikazuje sve unose vremena na zadatku i gumb Dodaj unos vremena za ručni unos. Na popisu zadataka stupac Zabilježeni sati možete uključiti u izborniku stupaca. Detalji su na stranici Evidencija vremena.

Brisanje zadatka

Zadatak može obrisati samo administrator ureda. Obrisani zadatak ide u koš za smeće (vidi Koš za smeće). Zadatak koji nije potreban ostali korisnici mogu označiti statusom Otkazano.

Česta pitanja

Kako vidim samo svoje zadatke?

Kartica Moji u Planer → Zadaci prikazuje otvorene zadatke dodijeljene vama.

Dodijelio sam zadatak kolegi. Hoće li dobiti obavijest?

Ne odmah. Zadatak mu se pojavljuje na popisu i u kalendaru, a podsjetnik prima prije roka. Za hitne stvari napišite poruku u Razgovoru zadatka.

Kada stiže podsjetnik za zadatak?

Svako jutro u 07:00 ORVEO provjerava zadatke. Podsjetnik stiže kad do roka ostane odabrani broj dana ili manje. Za zadatak sa spisom stiže na zvonce i e-poštom, za zadatak bez spisa samo na zvonce.

Zašto se kalendirani spis ne pojavljuje među zadacima koji kasne?

Na kartici Kasne se pojavljuje, ali za njega se ne šalje obavijest o prekoračenju. Zadatak vrste Pregled spisa namjerno se ne tretira kao propušten rok.

Kako vratiti dovršeni zadatak?

Na kartici Dovršeni kliknite kvačicu na početku retka (Vrati u otvorene) ili promijenite status.

Zašto ne mogu obrisati zadatak?

Brisati zadatke može samo administrator ureda. Umjesto brisanja postavite status Otkazano.