Spisi i klijenti
Otvaranje spisa
Kako otvoriti novi spis, što znače polja obrasca, kako nastaje interni broj i kako se odmah upisuje protustranka.
Spis je ono što vodi ured: jedan klijent, jedna stvar, jedan interni broj. U spisu se vode stranke, dokumenti, ročišta i rokovi, zadaci, radnje i troškovi te računi. Spis možete otvoriti ručno ili ga uvesti iz e-Komunikacije.
Gdje se nalazi
Predmeti i klijenti → Predmeti, prikaz Spisi, gumb Dodaj spis u gornjem desnom kutu. Otvara se stranica Novi spis.
Spis možete otvoriti i iz adresara: na stranici klijenta, kartica Spisi, gumb Dodaj spis.
Kako otvoriti novi spis ručno
- Otvorite Predmeti i klijenti → Predmeti i kliknite Dodaj spis.
- Upišite Naziv spisa (npr. "Horvat – naknada štete").
- Odaberite Vrstu spisa i Status spisa (obično Aktivan).
- Odaberite Stranku iz adresara klijenata. Ako stranke još nema u adresaru, kliknite + pokraj polja i upišite je u obrascu Dodaj klijenta.
- Po potrebi dodajte protustranku: Dodaj protustranku (vidi niže).
- U polju Odvjetnici odaberite tko radi na spisu.
- Ostala polja popunite po potrebi i kliknite Napravi.
Rezultat: spis dobiva interni broj, otvara se njegov pregled, a upisane protustranke pojavljuju se na kartici Stranke.
Prvi spis u novom uredu
Ako ured još nema statuse i vrste spisa, aplikacija ih stvori sama pri otvaranju obrasca: statusi Aktivan, U mirovanju, Završen, A/A (u uredima otvorenima ranije umjesto U mirovanju može pisati Na čekanju) i vrste od Parnični postupak do Savjetovanje i ugovori. Mijenja ih administrator ureda, vidi Šifrarnici.
Polja
| Polje | Opis | Obavezno |
|---|---|---|
| Interni broj | Broj spisa u uredu. Ostavite prazno i aplikacija dodijeli sljedeći broj (u polju piše "Automatski: …"). | Ne (pri otvaranju) |
| Naziv spisa | Kratak naziv po kojem ured prepoznaje spis. | Da |
| Napomena | Kratka bilješka po kojoj se spis traži, npr. "kč.br. 123 k.o. Sušak". Vidi se u popisu spisa i pretražuje se. Najviše 255 znakova. | Ne |
| Vrsta spisa | Npr. parnični, ovršni, kazneni postupak. | Da |
| Status spisa | Npr. Aktivan, A/A. Vidi Statusi, arhiva i brisanje. | Da |
| Nadležno tijelo | Sud ili drugo tijelo pred kojim se vodi stvar. | Ne |
| Datum otvaranja | Zadano današnji datum. | Ne |
| Stranka | Klijent ureda kojeg zastupate u spisu. | Da (za ručno otvoren spis) |
| Protustranke | Ime ili naziv, OIB i adresa protustranke. Samo pri otvaranju. | Ne |
| Odvjetnici | Korisnici ureda koji rade na spisu (tim spisa). | Ne |
| Prioritet | Nizak, Ispod prosjeka, Normalan (zadano), Visok, Hitan. | Ne |
| Ograniči na tim spisa | Spis vide samo njegov tim, administratori ureda i osobe s ovlašću za ograničene spise. Vidi Vidljivost spisa. | Ne |
| Opis | Dulji opis stvari. Pretražuje se zajedno s napomenom. | Ne |
Prvi odabrani odvjetnik postaje nositelj spisa (u popisu stupac Punomoćnik (odvjetnički ured)), ako nositelj još nije određen.
Kako nastaje interni broj
Interni broj dodjeljuje aplikacija prema formatu koji je administrator postavio u Postavke → Postavke ureda → Spisi:
- format, npr.
{YYYY}/{NNNN}daje 2026/0001 (to je zadani format), - Sljedeći redni broj, za nastavak numeracije iz dosadašnjeg programa,
- Brojanje kreće ispočetka svake godine (prvi spis nove godine dobiva redni broj 1).
Broj se dodjeljuje u trenutku spremanja, ne kad otvorite obrazac. Ako ste broj upisali ručno, aplikacija ga preskače i nikad ga ne dodijeli drugom spisu. Interni broj mora biti jedinstven u uredu. Na postojećem spisu broj se može promijeniti u obrascu Uredi, ali se ne smije ostaviti prazan.
Interni broj nije poslovni broj suda
Poslovni broj suda (npr. P-539/2019) vodi se odvojeno, kao sudski predmet spisa. Pri otvaranju ga možete upisati u sekciji Poslovni brojevi (Dodaj poslovni broj). Detalji: Sudski predmeti u spisu.
Kako upisati protustranku već pri otvaranju spisa
- U obrascu Novi spis kliknite Dodaj protustranku.
- Upišite Ime / naziv, OIB i Adresu.
- Za tvrtku upišite OIB i kliknite povećalo pokraj polja OIB (Dohvati iz sudskog registra). Naziv i adresa popunjavaju se iz Sudskog registra.
- Za više protustranaka ponovite Dodaj protustranku.
Rezultat: nakon spremanja protustranke su na kartici Stranke sa stranom Protustranka, a vide se i u popisu spisa i u kalendaru.
Sudski registar sadrži samo pravne osobe
Dohvat po OIB-u radi samo za subjekte upisane u Sudski registar. Za fizičke osobe, obrtnike, gradove i općine podatke upišite ručno. Ako OIB nije ispravan, javlja se poruka "Ovo nije ispravan OIB.".
Provjera sukoba interesa pri otvaranju
Aplikacija provjerava sukob interesa čim odaberete stranku i čim upišete ime ili OIB protustranke:
- za stranku traži je li ta osoba protustranka u nekom drugom spisu ureda (i među sudionicima predmeta iz e-Komunikacije, po OIB-u),
- za protustranku traži je li ta osoba klijent ureda ili naša stranka u drugom spisu.
Ako nađe podudaranje, prikaže upozorenje Mogući sukob interesa s popisom spisa. Upozorenje ne sprječava spremanje: odluku donosi odvjetnik. Detalji: Stranke i sudionici spisa.
Podaci za obračun po tarifi
Sekcija Podaci za obračun po tarifi (može se sklopiti) sadrži:
- Vrijednost spora (u eurima): osnova za Tbr. 7.; za rentu, zakup i najam upisuje se petogodišnji iznos,
- Broj zastupanih osoba (Tbr. 40.), zadano 1: za drugu i svaku sljedeću osobu nagrada se povećava za 10 %, najviše za 50 %.
To nisu činjenice spisa nego ulazni podaci za tarifu: predlažu se kad na radnji odaberete tarifnu stavku, a na radnji se mogu promijeniti. Vidi Tarifa i Radnje i troškovi.
Kako uvesti spis iz e-Komunikacije
Na stranici Novi spis kliknite Uvezi iz e-Komunikacije, odaberite token i predmet, pa Uvezi predmet. Obrazac se popuni podacima suda (naziv, nadležno tijelo, vrsta, status, datum otvaranja), a vi dovršite unos i spremite. Uvezeni spis smije privremeno ostati bez stranke. Nakon spremanja aplikacija sama preuzme sudionike i dokumente predmeta. Gumb je neaktivan ako nemate valjan e-Komunikacija token. Detalji: Uvoz i sinkronizacija.
Česta pitanja
Mogu li sam odrediti broj spisa?
Da. Upišite ga u polje Interni broj. Broj mora biti jedinstven u uredu. Ako polje ostavite prazno, aplikacija dodijeli sljedeći broj prema formatu ureda.
Kako nastaviti numeraciju iz starog programa?
Administrator ureda u Postavke → Postavke ureda → Spisi upiše prvi slobodni broj u Sljedeći redni broj.
Zašto ne mogu spremiti spis bez stranke?
Ručno otvoren spis mora imati stranku. Bez stranke smije biti samo spis uvezen iz e-Komunikacije, jer sud ne navodi koga ured zastupa.
Javilo se upozorenje o sukobu interesa. Mogu li ipak otvoriti spis?
Da. Upozorenje samo informira; spis se sprema normalno.
Zašto dohvat iz sudskog registra ne nalazi osobu?
Sudski registar sadrži samo pravne osobe. Fizičke osobe i obrtnike upišite ručno.