AI na dokumentima i spisima

Osim AI asistenta, ORVEO ima tri AI radnje koje se pokreću jednim gumbom: AI sažetak dokumenta, Izvuci rokove iz dokumenta i Generiraj nacrt za spis ili klijenta. Rezultat je uvijek prijedlog koji odvjetnik mora pregledati prije upotrebe.

Kada su AI radnje vidljive

Gumbi se prikazuju samo kad je AI uključen na platformi i kad je administrator ureda uključio Uključi AI obradu (vidi AI postavke, ograničenja i privatnost). Platforma svaku od tri radnje može uključiti ili isključiti zasebno, pa se može dogoditi da vidite samo neke od njih. Kad su uključene, mogu ih koristiti svi članovi ureda.

AI sažetak dokumenta

Gdje se nalazi

Predmeti i klijenti → Dokumenti, u retku dokumenta ikona AI sažetak. Na karticama dokumenata unutar spisa ta radnja ne postoji.

Kako izraditi sažetak

1. Otvorite Predmeti i klijenti → Dokumenti i pronađite dokument.
2. U retku kliknite AI sažetak.
3. U polju Vrsta sažetka odaberite: - Kratki sažetak (2-3 rečenice), - Detaljan sažetak (zadano: o čemu se radi, stranke, ključne točke, iznosi, datumi), - Izvlačenje akcija i zadataka (popis obveza s rokovima), - Analiza sudskog dokumenta (vrsta, sažetak, odluka suda, obveze, rokovi, potrebne radnje).
4. Potvrdite.

Rezultat: poruka "Sažetak generiran". Sažetak je spremljen u odjeljak AI sažetak na stranici dokumenta (klik na red dokumenta). Novi sažetak zamjenjuje prethodni.

Iz čega se radi sažetak

Sažetak se izrađuje iz podataka koje ORVEO ima kao tekst: vrsta dokumenta, naziv i broj spisa, opis dokumenta te, za dokumente suda, njihov pohranjeni sadržaj. U obradu ide najviše 4.000 znakova, ostatak se odbacuje. Tekst iz učitanih datoteka (PDF, Word, skenirani dokumenti) trenutačno se ne čita, pa je sažetak vlastitog dokumenta bez opisa vrlo šturo.

Izvuci rokove iz dokumenta

Gdje se nalazi

Predmeti i klijenti → Dokumenti, u retku dokumenta ikona Izvuci rokove.

Kako izvući rokove u kalendar

1. U retku dokumenta kliknite Izvuci rokove.
2. Otvara se prozor "AI će analizirati dokument i izvući sve rokove i datume." Pričekajte rezultat.
3. Ako su rokovi pronađeni, vidite "Pronađeno rokova: N" i popis Odaberite rokove za dodavanje u kalendar. Svaki redak sadrži datum, vrstu (Ročište, Rok za žalbu, Rok za odgovor, Rok za plaćanje, Drugi rok), oznaku HITNO kad je potrebno, kratak opis i pravni temelj ako ga je AI prepoznao.
4. Svi rokovi su unaprijed označeni. Odznačite one koje ne želite.
5. Kliknite Dodaj u kalendar.

Rezultat: poruka "Rok dodan u kalendar" s brojem dodanih rokova. Svaki odabrani rok postaje cjelodnevni događaj u kalendaru spisa kojem dokument pripada: - ročište se upisuje kao Ročište, rok za plaćanje kao ostali događaj, a sve ostalo kao Rok, - u opisu događaja piše pravni temelj (ako postoji) i da je rok izvučen iz dokumenta, - podsjetnik je dan prije za hitne rokove, a dva dana prije za ostale.

Rok koji pada u sljedećih 7 dana uvijek se označava kao hitan.

Rokovi i ročišta detaljno su opisani u Ročišta i rokovi.

Generiraj nacrt (spis ili klijent)

Radnja Generiraj nacrt izrađuje tekst dopisa, e-pošte ili podneska iz podataka spisa ili klijenta i sprema ga kao bilješku.

Gdje se nalazi

• Na stranici spisa, gumb Generiraj nacrt u zaglavlju (pri pregledu i pri uređivanju spisa).
• Na popisu spisa, u izborniku radnji retka (tri točke).
• Na popisu klijenata, ikona Generiraj nacrt u retku klijenta.

Kako izraditi nacrt

1. Kliknite Generiraj nacrt.
2. Odaberite Brzi predložak ili ga ostavite praznim i ručno odaberite Vrsta dokumenta i Ton.
3. U Dodatne upute upišite činjenice koje nacrt treba sadržavati (npr. iznos duga, rok, posebne okolnosti).
4. Potvrdite.

Rezultat: poruka "Nacrt izrađen" s mjestom gdje je spremljen i gumbom Otvori. Nacrt je nova bilješka s naslovom "AI nacrt: {vrsta}" na kartici Bilješke spisa ili klijenta, označena kao privatna. Nacrt pregledajte i doradite prije slanja.

Kad odaberete brzi predložak, vrsta i ton se skrivaju jer su dio predloška. Za klijenta brzi predlošci nisu podržani; ako ga ipak odaberete, prikazuje se poruka "Predlošci nisu podržani za klijente. Odaberite tip i ton."

Koje podatke nacrt koristi

• Za spis: naziv spisa, poslovni broj suda i interni broj, vrsta spisa, sud, ime i vrsta klijenta te njegova adresa, protustranka i njezin odvjetnik, datum podnošenja, sljedeći događaj i vaše dodatne upute.
• Za klijenta: ime, vrsta klijenta, naziv tvrtke i vaše dodatne upute.

Sadržaj dokumenata spisa ne koristi se. Podaci koji nedostaju ostaju u nacrtu kao oznaka u uglatim zagradama (npr. [SUD]) koju trebate popuniti. OIB i IBAN se prije slanja AI-ju zamjenjuju oznakom.

Kad AI radnja ne uspije

Moguće poruke: - "Previše AI zahtjeva. Pokušajte ponovo za minutu." – ured je u minuti poslao više od 10 zahtjeva iste vrste. - "Mjesečni AI limit za vaš ured je iskorišten. Obratite se podršci za povećanje limita." - "AI obrada nije uključena za vaš ured. Uključite je u Postavke > AI asistent." - "AI usluga nije konfigurirana (nedostaje API ključ). Obratite se podršci." - "Došlo je do greške. Pokušajte ponovo." – privremena greška; pokušajte ponovno.

Česta pitanja

Gdje je nacrt koji je AI napravio?

Na kartici Bilješke spisa ili klijenta na kojem ste pokrenuli radnju, s naslovom "AI nacrt: …". Poruka nakon izrade ima gumb Otvori.

Ne vidim gumb AI sažetak na dokumentu u spisu.

AI sažetak i Izvuci rokove nalaze se samo na popisu Predmeti i klijenti → Dokumenti, ne na karticama dokumenata unutar spisa.

Zašto je AI sažetak tako kratak ili općenit?

AI ne čita tekst iz učitanih PDF i Word datoteka. Sažetak se temelji na opisu dokumenta i podacima spisa. Upišite opis dokumenta pa pokrenite sažetak ponovno.

Je li AI dodao rokove u kalendar sam od sebe?

Ne. Rokovi se dodaju tek kad u prozoru Izvuci rokove kliknete Dodaj u kalendar, i to samo označeni.

Mogu li se pouzdati u rokove koje je AI izvukao?

Ne bez provjere. AI pomaže pronaći datume, ali rok uvijek provjerite u izvornom dokumentu i u zakonu.

Povezano

• AI asistent
• AI postavke, ograničenja i privatnost
• Dokumenti spisa
• Predlošci dokumenata
• Bilješke
• Ročišta i rokovi