Verzije, statusi i pregledi dokumenata

Za dokumente koje ured sam učita ili izradi ORVEO čuva svaku zamijenjenu datoteku kao verziju, vodi status dokumenta (od nacrta do podnošenja) i omogućuje da kolega pregleda i odobri dokument. Dokumenti koji stižu iz e-Komunikacije nemaju verzije ni preglede; njihov status postavlja sinkronizacija.

Gdje se nalazi

Verzije, statusi i pregledi uređuju se na stranici dokumenta:

1. Otvorite Predmeti i klijenti → Dokumenti.
2. Kliknite red dokumenta (ili ga pronađite globalnom pretragom Ctrl+K).
3. Na vrhu stranice su gumbi za promjenu statusa, a ispod obrasca kartice s verzijama, pregledima i tijekom statusa.

Statusi dokumenta

Kako promijeniti status dokumenta

1. Otvorite stranicu dokumenta (vidi "Gdje se nalazi").
2. Na vrhu stranice kliknite gumb sa željenim statusom (npr. Na pregledu ili Konačna verzija). Prikazuju se samo statusi u koje je prijelaz dopušten.
3. U prozoru po želji upišite Bilješka (napomena uz prijelaz).
4. Potvrdite.

Rezultat: dokument dobiva novi status, a promjena se upisuje u tijek statusa s datumom, osobom i napomenom.

Dopušteni prijelazi:

Na stranici dokumenta polje Status u obrascu nije moguće mijenjati; status se mijenja samo gumbima na vrhu.

Zaključan dokument

Dokument u statusu Konačna verzija, Podneseno, Zaprimljeno ili Arhivirano je zaključan: njegova se datoteka ne može zamijeniti ni vratiti na stariju verziju. Na stranici dokumenta tada piše: "Dokument je zaključan. Za izmjenu datoteke prvo vratite status u skicu ili doradu." Naslov, opis i ostali podaci mogu se i dalje mijenjati.

Da biste promijenili datoteku zaključanog dokumenta, prebacite ga u Nacrt (iz Konačne verzije ili Arhiviranog), zamijenite datoteku i ponovno ga finalizirajte.

Verzije dokumenta

ORVEO automatski stvara verzije za vaše vlastite dokumente: - Kad se dokument s datotekom prvi put spremi, nastaje verzija 1 s oznakom "Početna verzija". - Kad na stranici dokumenta učitate novu datoteku i spremite, nastaje nova verzija. Prethodna datoteka ostaje sačuvana u svojoj verziji.

Verzije se ne stvaraju za dokumente iz e-Komunikacije ni za zaključane dokumente.

Kartica s verzijama prikazuje Verzija (broj i oznaka), Opis promjene, Naziv datoteke, Veličina datoteke, Kreirao i Kreirano. Najnovija verzija je na vrhu.

Kako opisati verziju

1. U retku verzije kliknite Uredi.
2. Upišite Oznaka verzije (npr. "nakon razgovora s klijentom") i Opis promjene.
3. Spremite.

Kako preuzeti stariju verziju

U retku verzije kliknite Preuzmi. Ako datoteka te verzije više ne postoji, prikazuje se poruka "Datoteka ove verzije više nije dostupna."

Kako vratiti stariju verziju

1. U retku verzije kliknite Vrati verziju.
2. Potvrdite poruku "Vratiti verziju N kao aktivnu? Trenutačna datoteka će biti zamijenjena."

Rezultat: odabrana verzija postaje aktivna datoteka dokumenta. Ako trenutačna datoteka nije bila spremljena ni u jednoj verziji, ORVEO je prije vraćanja sprema kao novu verziju s oznakom "Verzija prije vraćanja", pa se ništa ne gubi. Gumb Vrati verziju ne prikazuje se za trenutačnu verziju ni za zaključan dokument.

Pregledi (traženje odobrenja kolege)

Pregled je zahtjev kolegi da pregleda određenu verziju dokumenta i da svoje mišljenje.

Kako zatražiti pregled

1. Na stranici dokumenta otvorite karticu s pregledima.
2. Kliknite Zatraži pregled.
3. Ispunite polja i potvrdite.

Rezultat: pregled dobiva status Na pregledu. Status samog dokumenta se ne mijenja automatski; ako želite, prebacite dokument u Na pregledu gumbom na vrhu stranice.

Kako odgovoriti na pregled

Radnje u retku pregleda vidi samo dodijeljeni pregledavatelj i administrator ureda, i to dok je pregled Na pregledu: - Prihvati – pregled dobiva status Odobreno; komentar nije obavezan. - Odbij – pregled dobiva status Odbijeno; komentar je obavezan. - Dodaj komentar – pregled dobiva status Komentirano; komentar je obavezan. - Uredi komentar – mijenja komentar bez odluke.

Svaka od prve tri radnje zatvara pregled i bilježi vrijeme u stupcu Pregledano. Zatvoreni pregled više ne blokira finalizaciju dokumenta. Ako netko drugi pokuša odgovoriti, dobiva poruku "Ovaj zahtjev za pregled nije dodijeljen vama."

Tijek statusa

Kartica s tijekom statusa prikazuje svaku promjenu statusa napravljenu gumbima na vrhu stranice: Datum, Prethodni status, Novi status, Promijenio/la i Bilješka. Zapisi se ne mogu mijenjati ni brisati.

Česta pitanja

Zašto ne mogu zamijeniti datoteku dokumenta?

Dokument je zaključan jer je u statusu Konačna verzija, Podneseno, Zaprimljeno ili Arhivirano. Vratite ga u Nacrt, zamijenite datoteku i ponovno ga finalizirajte.

Gdje vidim stare verzije dokumenta?

Na stranici dokumenta (Predmeti i klijenti → Dokumenti, klik na dokument), na kartici s verzijama. Kartica spisa ne prikazuje verzije.

Hoću li izgubiti trenutačnu datoteku ako vratim stariju verziju?

Ne. Ako trenutačna datoteka nije već spremljena u nekoj verziji, ORVEO je prije vraćanja sprema kao "Verzija prije vraćanja".

Zašto ne mogu dokument staviti u Konačnu verziju?

Dokument ima pregled koji još čeka odgovor, ili prijelaz iz trenutačnog statusa nije dopušten. Pričekajte da pregledavatelj odgovori ili prvo prebacite dokument u dopušteni status.

Može li netko drugi odobriti pregled umjesto dodijeljenog kolege?

Samo administrator ureda, npr. kad je pregledavatelj otišao iz ureda.

Povezano

• Dokumenti spisa
• Predlošci dokumenata
• Uloge i ovlasti