RVEOUpute
/

Spisi i klijenti

Statusi spisa, arhiva (A/A) i brisanje

Kako promijeniti status spisa, staviti spis u A/A, pratiti povijest statusa, kalendirati spis i kada se spis smije obrisati.

Zaadministrator uredaodvjetnikvježbenik

Status pokazuje u kojoj je fazi spis. Završen spis ne briše se nego stavlja u A/A (arhiva), jer se spisi čuvaju propisani rok. Obrisati se može samo prazan spis otvoren greškom.

Gdje se nalazi

  • Status mijenjate na spisu: Uredi → Status spisa.
  • Datumi statusa vide se na kartici Pregled spisa i kao stupci u popisu spisa.
  • Popis statusa ureda uređuje administrator: Postavke → Statusi spisa (vidi Šifrarnici).

Statusi

Svaki ured ima svoj popis statusa. Novi ured dobiva:

Status Značenje
Aktivan Spis u radu. Zadani status.
U mirovanju (u ranije otvorenim uredima Na čekanju) Npr. postupak u mirovanju.
Završen Stvar riješena, a spis još nije u arhivi.
A/A Spis završen i arhiviran.

Status "Novi predmet" je ukinut: postojeći spisi s tim statusom prebačeni su u Aktivan, a status "Arhiviran" preimenovan je u A/A (ako ga ured nije sam preimenovao).

Aplikacija spis smatra arhiviranim ako ima status s oznakom arhive, status koji u nazivu sadrži "arhiv" ili status nazvan "A/A".

Kako staviti spis u A/A

  1. Otvorite spis i kliknite Uredi.
  2. U polju Status spisa odaberite A/A.
  3. Kliknite Spremi promjene.

Rezultat: - spis dobiva datum U A/A od (datum arhiviranja), - spis nestaje s popisa spisa dok je uključen filtar Bez spisa u A/A (zadano), - promjena se upisuje u Povijest statusa.

Ako spis vratite iz A/A u drugi status, datum U A/A od se briše. Kad ga ponovno arhivirate, dobiva novi datum. Svi raniji datumi ostaju u povijesti statusa.

Uvezeni spisi

Spis uvezen iz e-Komunikacije dobiva zadani status ureda, a ako je predmet na sudu arhiviran, status A/A. Kasnije sinkronizacije ne mijenjaju status spisa: status vodi ured.

Datumi statusa

Podatak Opis
Datum otvaranja Unosi se pri otvaranju spisa (zadano današnji datum; kod uvoza datum osnivanja predmeta na sudu).
Status promijenjen Kada je status zadnji put promijenjen.
U A/A od Kada je spis stavljen u A/A. Prikazuje se samo za arhivirani spis.

U popisu spisa po Status promijenjen i U A/A od možete filtrirati (od – do) i poredati.

Povijest statusa

Na kartici Pregled spisa, u sklopljenoj sekciji Povijest statusa, svaka promjena je jedan redak: datum i vrijeme · stari status → novi status · tko je promijenio (ili "sustav"). Sekcija se pojavljuje kad spis ima barem jednu promjenu.

Kako kalendirati spis

Kalendiranje znači odrediti dan kad spis treba ponovno pogledati (stoji li, treba li se javiti stranci).

  1. Na spisu kliknite Sud → Kalendiraj spis.
  2. Odaberite Datum dospijeća (zadano za tri mjeseca).
  3. U Dodijeljeno odaberite osobu (zadano vi).
  4. Po potrebi upišite Bilješku i potvrdite.

Rezultat: nastaje zadatak "Pregled spisa {broj}" na odabrani dan u 9:00, uz podsjetnik. Vidi se u zadacima i kalendaru, a nikad se ne prikazuje kao prekoračen. Vidi Zadaci.

Spise koje bi trebalo kalendirati pronađite filtrom Bez aktivnosti na popisu spisa.

Brisanje spisa

Spis briše samo administrator ureda: na spisu Uredi → Više radnji → Obriši, ili na popisu spisa označite spise i Obriši odabrano.

Spis se ne može obrisati ako: - je povezan sa sudom (e-Komunikacija), ili - ima dokumente, ročišta ili rokove, radnje ili troškove, evidenciju vremena, račune ili otpravke suda.

Tada se javlja Brisanje nije moguće s razlogom, npr. "Spis ima dokumente, račune i ne briše se: spisi se čuvaju propisani rok. Završen spis stavite u A/A; obrisati se može samo spis otvoren greškom, dok je prazan."

Obrisani spis ide u koš za smeće zajedno sa svojim zadacima, strankama i ostalim zapisima koji pripadaju samo njemu. Administrator ga vraća u Postavke → Koš za smeće, i tada se vraća sve što je obrisano s njim. Vidi Koš za smeće.

Spis spojen u drugi spis ne vraća se

Spis koji je nestao spajanjem (Spoji spis u ovaj) također je u košu, ali se ne može vratiti, jer je njegov sadržaj u drugom spisu.

Česta pitanja

Kako zatvoriti spis?

Promijenite status u A/A (ili Završen, ako ured razlikuje riješene spise od arhiviranih). Spis se ne briše.

Zašto ne mogu obrisati spis?

Spis ima sadržaj (dokumente, ročišta, troškove, račune, otpravke) ili je povezan s e-Komunikacijom, ili niste administrator ureda. Takav spis stavite u A/A.

Gdje su moji arhivirani spisi?

Na popisu spisa isključite filtar Bez spisa u A/A. Za samo arhivirane odaberite filtar Status → A/A.

Mogu li vratiti spis iz A/A?

Da. Promijenite status natrag u Aktivan. Datum A/A se briše, a povijest statusa ostaje.

Mogu li dodati vlastiti status?

Da, administrator ureda u Postavke → Statusi spisa. Status koji koristi neki spis ne može se obrisati.

Povezano