Uvjeti korištenja

1. Uvodne odredbe i pojmovi

Uslugu ORVEO pruža Tempus Media d.o.o., Tometići 41, 51215 Kastav, Hrvatska, OIB 90329213470 (u daljnjem tekstu: „mi” ili „Pružatelj”). Kontakt: [email protected].

Usluga je ORVEO, softver za vođenje odvjetničkog ureda koji se koristi putem preglednika, sa svim modulima, integracijama i uputama.
Ured je odvjetnik, odvjetničko društvo, zajednički odvjetnički ured ili druga osoba koja obavlja registriranu djelatnost i sklopi ugovor o korištenju Usluge.
Korisnik je fizička osoba kojoj je Ured otvorio pristup Usluzi (odvjetnik, odvjetnički vježbenik, zaposlenik ureda).
Podaci Ureda su svi podaci i dokumenti koje Ured ili njegovi Korisnici unesu u Uslugu ili koje Usluga po njihovu nalogu preuzme iz drugih sustava.
Pretplata je pravo korištenja Usluge u odabranom paketu za plaćeno razdoblje obračuna.

Usluga je namijenjena isključivo obavljanju poslovne, odnosno profesionalne djelatnosti. Ugovor se ne sklapa s potrošačima i na njega se ne primjenjuju propisi o zaštiti potrošača.

2. Sklapanje ugovora

Ugovor je sklopljen kad osoba koja registrira Ured prihvati ove uvjete u postupku registracije. Ta osoba jamči da je ovlaštena sklopiti ugovor u ime Ureda. Ugovor čine ovi uvjeti, Prilog 1 i cjenik objavljen na orveo.app/cijene u trenutku odabira paketa. Politika privatnosti opisuje kako postupamo s podacima za koje smo sami voditelj obrade.

3. Probno razdoblje

Novi Ured može Uslugu koristiti 14 dana bez naknade i bez unosa platne kartice. Probno razdoblje ne obnavlja se automatski u plaćenu Pretplatu: za nastavak rada Ured odabire paket u aplikaciji.

Ako Ured ne odabere paket, pristup se nakon isteka probnog razdoblja ograničava. Podatke Ureda čuvamo još 30 dana, a zatim ih, uz prethodnu obavijest e-poštom administratoru Ureda, trajno brišemo najkasnije u roku od 60 dana (ukupno najviše 90 dana od isteka probnog razdoblja).

4. Paketi, cijene i plaćanje

Paketi, uključeni broj Korisnika, cijena dodatnog Korisnika, kvote (prostor za dokumente, AI krediti) i značajke po paketu objavljeni su u cjeniku. Sve cijene iskazane su bez PDV-a, koji se obračunava prema propisima.
Pretplata se plaća unaprijed, mjesečno ili godišnje, na način ponuđen u aplikaciji. Plaćanje karticom obrađuje Stripe; podatke o kartici ne primamo i ne pohranjujemo.
Pretplata se automatski obnavlja za isto razdoblje dok je Ured ne otkaže (članak 12.).
Promjena paketa ili broja Korisnika obračunava se na način prikazan u aplikaciji prije potvrde promjene.
Neiskorišteni AI krediti ne prenose se u sljedeći mjesec. Kad se kvota potroši, AI Asistent je nedostupan do novog mjeseca ili dokupa paketa kredita.
Na zakašnjela plaćanja obračunavamo zakonsku zateznu kamatu. Ako račun ostane neplaćen 15 dana nakon opomene, smijemo ograničiti pristup na pregled i izvoz podataka. Podatke zbog kašnjenja s plaćanjem ne brišemo prije prestanka ugovora.
Cijene smijemo promijeniti uz obavijest najmanje 30 dana unaprijed. Nova cijena primjenjuje se od prvog sljedećeg razdoblja obračuna nakon tog roka; plaćena godišnja Pretplata zadržava ugovorenu cijenu do isteka. Ured koji ne prihvaća novu cijenu može otkazati Pretplatu prije nego što se počne primjenjivati.

5. Korištenje usluge

Ured:

otvara i zatvara pristup Korisnicima, dodjeljuje im uloge i odgovara za radnje koje Korisnici obave u Usluzi;
osigurava da Korisnici čuvaju pristupne podatke tajnima i bez odgađanja nas obavještava o sumnji na neovlašteni pristup;
sam pribavlja i održava valjanim pristupne podatke i certifikate za vanjske sustave koje povezuje s Uslugom (token za e-Komunikaciju i e-Ovrhe, fiskalni certifikat, račun kod informacijskog posrednika za eRačun) i odgovara za njihovu uporabu;
odgovara za zakonitost i točnost Podataka Ureda te za postojanje pravnog temelja za njihovu obradu.

Uslugu nije dopušteno koristiti za nezakonite svrhe, pokušavati zaobići zaštitu ili ograničenja paketa, pristupati podacima drugih ureda, opterećivati sustav automatiziranim upitima izvan ponuđenih funkcija, rastavljati ili kopirati softver, niti Uslugu preprodavati ili ustupati trećima.

6. Rokovi, izračuni i stručna odgovornost

ORVEO je pomoćni alat za organizaciju rada ureda. Ne zamjenjuje stručnu prosudbu odvjetnika, ne pruža pravne savjete i ne preuzima odgovornost za zastupanje stranaka.

Rokovi, ročišta, podsjetnici i podaci preuzeti iz sustava e-Komunikacija i e-Ovrhe prikazuju se kao pomoć. Preuzimanje se obavlja povremeno i može kasniti ili izostati zbog stanja tih sustava, isteka tokena ili tehničke pogreške. Ured je dužan rokove samostalno pratiti i provjeravati u izvornim sustavima i u spisu.
Izračuni nagrade i troškova po Tarifi Hrvatske odvjetničke komore, obračun PDV-a i podaci na računima prijedlog su koji Ured provjerava prije izdavanja.
Ured je obveznik fiskalizacije i izdavatelj računa. Mi osiguravamo tehničku vezu prema Poreznoj upravi i informacijskom posredniku, a Ured odgovara za sadržaj računa i ispunjenje poreznih obveza.

7. AI Asistent i beta značajke

AI Asistent priprema prijedloge, sažetke i nacrte uz pomoć modela vanjskog davatelja. Odgovori mogu biti netočni ili nepotpuni, uključujući pogrešne pravne osnove i činjenice. Svaki rezultat Korisnik mora provjeriti prije uporabe. Izmjene podataka koje AI Asistent predloži provode se tek nakon potvrde Korisnika.

Kad Korisnik koristi AI Asistenta, dio Podataka Ureda potreban za odgovor šalje se davatelju AI modela, kako je opisano u Prilogu 1 i u Politici privatnosti. Prije slanja automatski uklanjamo prepoznate OIB-e i IBAN-e, ali to ne jamči uklanjanje svih osobnih podataka. Prema ugovoru s davateljem, podaci se ne koriste za treniranje AI modela. Ured može u bilo kojem trenutku zatražiti da se AI Asistent za njegov ured isključi.

Značajke označene kao „beta” još se razvijaju. Mogu se mijenjati ili ukloniti i pružaju se bez jamstva dostupnosti i potpunosti.

8. Dostupnost i podrška

Nastojimo da Usluga bude neprekidno dostupna, ali to ne jamčimo. Planirano održavanje najavljujemo unaprijed kad je moguće i obavljamo ga izvan uobičajenog radnog vremena.
Podatke redovito sigurnosno kopiramo kod zasebnog pružatelja pohrane i provjeravamo mogućnost njihova vraćanja.
Ne odgovaramo za dostupnost i rad sustava trećih osoba (sudski sustavi, Porezna uprava, informacijski posrednici, banke, davatelji e-pošte), kao ni za prekide uzrokovane višom silom.
Podršku pružamo e-poštom radnim danom tijekom radnog vremena, a u višim paketima i na način naveden u cjeniku. Upute za korištenje dostupne su na orveo.app/upute.

9. Podaci ureda i povjerljivost

Podaci Ureda pripadaju Uredu. Koristimo ih isključivo radi pružanja Usluge, u skladu s Prilogom 1.
Svjesni smo da Podaci Ureda uključuju podatke zaštićene odvjetničkom tajnom. Naši zaposlenici i suradnici koji mogu imati pristup sustavu pisano su obvezani na povjerljivost.
Sadržaju Podataka Ureda pristupamo samo kad je to nužno za otklanjanje pogreške ili sigurnosnog incidenta, na pisani zahtjev Ureda ili kad nas na to obvezuje zakon. Takav pristup evidentiramo.
Podatke Ureda ne prodajemo, ne koristimo za oglašavanje i ne koristimo za treniranje AI modela.
Smijemo koristiti zbirne tehničke podatke o korištenju Usluge (opterećenje, broj zahtjeva, pogreške) koji ne sadrže sadržaj predmeta i ne omogućuju identifikaciju ispitanika, radi održavanja i razvoja Usluge.

10. Intelektualno vlasništvo

Softver, dizajn, upute i ostali sadržaji Usluge naše su vlasništvo ili ih koristimo na temelju licence. Ured za trajanja Pretplate stječe neisključivo i neprenosivo pravo korištenja Usluge za vlastito poslovanje. Prijedloge i povratne informacije koje nam Ured dostavi smijemo koristiti za poboljšanje Usluge bez naknade.

11. Odgovornost

Za štetu prouzročenu namjerno ili krajnjom nepažnjom odgovaramo prema općim propisima, bez ograničenja.
Za štetu prouzročenu običnom nepažnjom naša je ukupna odgovornost ograničena na iznos naknada koje je Ured platio za Uslugu u 12 mjeseci prije štetnog događaja. U tom slučaju ne odgovaramo za izmaklu korist ni posrednu štetu.
Ne odgovaramo za štetu koja nastane zbog toga što Ured nije provjerio rok, izračun ili nacrt u skladu s člancima 6. i 7., zbog netočnih Podataka Ureda, zbog uporabe pristupnih podataka Korisnika od strane neovlaštenih osoba kad do toga nije došlo našim propustom, te zbog nedostupnosti sustava trećih osoba.
Ograničenje iz ovog članka primjenjuje se i na odgovornost prema Uredu iz Priloga 1, ali ne dira prava ispitanika iz članka 82. GDPR-a. Iznos ograničenja ni u kojem slučaju nije manji od 1.000 EUR, uključujući probno razdoblje.
Ograničenja iz ovog članka ne primjenjuju se na štetu zbog povrede života, tijela ili zdravlja ni u drugim slučajevima u kojima zakon ne dopušta ograničenje odgovornosti.

12. Trajanje, otkaz i prestanak

Ugovor se sklapa na neodređeno vrijeme. Ured može otkazati Pretplatu u bilo kojem trenutku u aplikaciji ili e-poštom; otkaz djeluje istekom plaćenog razdoblja, a za preostali dio tog razdoblja naknada se ne vraća.
Mi možemo otkazati ugovor uz otkazni rok od 60 dana. U tom slučaju vraćamo razmjerni dio unaprijed plaćene naknade za razdoblje nakon prestanka.
Svaka strana može raskinuti ugovor bez otkaznog roka ako druga strana teško povrijedi ugovor i ne otkloni povredu u roku od 15 dana od pisanog upozorenja. Teškom povredom Ureda smatraju se osobito neplaćanje dulje od 30 dana nakon opomene i zlouporaba Usluge iz članka 5.
Nakon prestanka ugovora Ured 30 dana ima pristup samo radi pregleda i izvoza. Na zahtjev Ureda izrađujemo arhivu svih Podataka Ureda i dokumenata, dostupnu za preuzimanje 14 dana od izrade.
Podatke Ureda trajno brišemo najkasnije 60 dana nakon isteka razdoblja za izvoz, odnosno najkasnije 90 dana od prestanka ugovora. Izdani računi porezne su isprave koje je Ured dužan čuvati; zato prije brisanja izrađujemo njihov izvoz i poveznicu za preuzimanje šaljemo administratoru Ureda (dostupna 14 dana). Podaci u sigurnosnim kopijama brišu se istekom rokova njihova čuvanja, kako je opisano u Politici privatnosti.

13. Izmjene uvjeta

Uvjete smijemo izmijeniti. O izmjenama obavještavamo administratora Ureda e-poštom i u aplikaciji najmanje 30 dana prije stupanja na snagu, osim kad je kraći rok nužan zbog promjene propisa ili sigurnosti. Ured koji ne prihvaća izmjene može do njihova stupanja na snagu otkazati ugovor bez troškova, uz povrat unaprijed plaćene naknade za razdoblje nakon prestanka. Nastavak korištenja Usluge nakon stupanja izmjena na snagu smatra se njihovim prihvatom.

14. Mjerodavno pravo i završne odredbe

Na ugovor se primjenjuje pravo Republike Hrvatske.
Sporove ćemo nastojati riješiti dogovorom. Ako to ne uspije, nadležan je stvarno nadležni sud u Rijeci.
Ako se neka odredba pokaže ništetnom, ostale ostaju na snazi, a ništetna se zamjenjuje valjanom odredbom koja joj je po svrsi najbliža.
Ured ne smije prenijeti prava iz ugovora na treću osobu bez naše pisane suglasnosti. Mi smijemo prenijeti ugovor na pravnog sljednika ili stjecatelja Usluge, uz obavijest Uredu.
Obavijesti Uredu šaljemo na e-mail administratora Ureda; Ured nam ih šalje na [email protected].

Prilog 1. Ugovor o obradi osobnih podataka

Ovaj prilog ispunjava zahtjeve članka 28. Opće uredbe o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679, „GDPR”) i dio je ugovora o korištenju Usluge. U pitanjima zaštite osobnih podataka ima prednost pred ostalim odredbama ovih uvjeta.

1. Uloge

Za osobne podatke sadržane u Podacima Ureda Ured je voditelj obrade, a Tempus Media d.o.o. izvršitelj obrade. Za podatke o Korisnicima potrebne za vođenje korisničkog računa i naplatu te za podatke posjetitelja web stranice voditelj obrade smo mi, kako je opisano u Politici privatnosti.

2. Predmet, trajanje, priroda i svrha obrade

Obrađujemo Podatke Ureda radi pružanja Usluge: pohrane, organizacije, pretraživanja i prikaza podataka, izrade dokumenata i računa, slanja obavijesti te prijenosa podataka prema sustavima koje Ured odabere (e-Komunikacija i e-Ovrhe Ministarstva pravosuđa, uprave i digitalne transformacije, fiskalizacija Porezne uprave, informacijski posrednik za eRačun, e-pošta klijentima, davatelj AI modela). Obrada traje za vrijeme trajanja ugovora i nakon njegova prestanka do brisanja podataka prema članku 12. Uvjeta.

3. Ispitanici i vrste podataka

Ispitanici: klijenti Ureda i njihovi zastupnici, protivne stranke i ostali sudionici postupaka, kontakt osobe, Korisnici.
Podaci: identifikacijski podaci (ime, OIB, datum rođenja, adresa), kontakt podaci, podaci o predmetima i postupcima, financijski podaci (IBAN, računi, uplate), sadržaj dokumenata, bilježaka i komunikacije te podaci o radu Korisnika u sustavu.
Ovisno o predmetima koje Ured vodi, Podaci Ureda mogu sadržavati posebne kategorije osobnih podataka (članak 9. GDPR-a) i podatke o kaznenim osudama i kažnjivim djelima (članak 10. GDPR-a).

4. Naše obveze kao izvršitelja obrade

Podatke obrađujemo samo prema dokumentiranim uputama Ureda, uključujući prijenose izvan EGP-a, osim ako nas na obradu obvezuje pravo Europske unije ili Republike Hrvatske; u tom slučaju Ured o tome obavješćujemo prije obrade, osim ako je to zakonom zabranjeno. Uputama se smatraju ovi uvjeti i radnje koje Korisnici poduzmu u Usluzi. Ako smatramo da je uputa protivna propisima, o tome odmah obavješćujemo Ured.
Osobe ovlaštene za obradu obvezane su na povjerljivost.
Provodimo tehničke i organizacijske mjere iz članka 32. GDPR-a, osobito: šifriranu vezu (TLS) i šifriranu pohranu dokumenata; logičko odvajanje podataka svakog ureda; kontrolu pristupa po ulogama i revizijski trag radnji u Usluzi; šifrirane sigurnosne kopije kod zasebnog pružatelja; administrativni pristup infrastrukturi ograničen na nužne osobe uz višefaktorsku autentikaciju; bilježenje pogrešaka podešeno tako da ne šalje osobne podatke ni sadržaj predmeta; automatsko uklanjanje prepoznatih OIB-a i IBAN-a iz upita koji se šalju davatelju AI modela.
Ured nam daje opće ovlaštenje za angažiranje podizvršitelja obrade. Njihov aktualni popis nalazi se u Politici privatnosti. O namjeri angažiranja novog ili zamjene postojećeg podizvršitelja obavještavamo Ured najmanje 30 dana unaprijed; Ured može u tom roku uložiti prigovor i, ako ga ne riješimo, otkazati ugovor bez troškova, uz povrat unaprijed plaćene naknade za razdoblje nakon prestanka. S podizvršiteljima imamo ugovore koji im nameću jednake obveze zaštite podataka, a za njihov rad odgovaramo kao za vlastiti.
Pomažemo Uredu u ispunjavanju zahtjeva ispitanika. Usluga omogućuje pregled, ispravak, brisanje i izvoz podataka; ako to nije dovoljno, pomažemo na zahtjev Ureda.
Pomažemo Uredu u ispunjavanju obveza iz članaka 32. do 36. GDPR-a (sigurnost, povrede, procjena učinka, prethodno savjetovanje), uzimajući u obzir prirodu obrade i informacije koje su nam dostupne.
O povredi osobnih podataka obavještavamo Ured bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije 48 sati nakon što smo za nju saznali, s informacijama iz članka 33. stavka 3. GDPR-a kojima raspolažemo.
Po prestanku ugovora Uredu omogućujemo izvoz podataka, a zatim ih brišemo prema članku 12. Uvjeta, osim ako nas propis obvezuje na njihovo čuvanje. Kopije u šifriranim sigurnosnim kopijama brišu se istekom rokova čuvanja (najdulje 24 mjeseca) i do tada se ne koriste, osim za oporavak od kvara.
Uredu stavljamo na raspolaganje informacije potrebne za dokazivanje usklađenosti s ovim prilogom i omogućujemo revizije: na pisani zahtjev, najviše jednom godišnje (osim nakon povrede podataka ili na zahtjev nadzornog tijela) i uz najavu najmanje 30 dana, prvenstveno kroz dokumentaciju i odgovore na upitnik, a kad to nije dovoljno i kroz pregled koji obavlja revizor obvezan na povjerljivost, o trošku Ureda.

5. Prijenos izvan Europskog gospodarskog prostora

Podatke izvan EGP-a prenosimo samo uz odgovarajuće zaštitne mjere iz poglavlja V. GDPR-a, u pravilu na temelju standardnih ugovornih klauzula Europske komisije. Za svakog podizvršitelja mjesto obrade i mehanizam prijenosa navedeni su u popisu podizvršitelja.

6. Obveze Ureda

Ured kao voditelj obrade odgovara za zakonitost obrade, za informiranje ispitanika i za postojanje pravnog temelja, osobito za posebne kategorije podataka i podatke o kaznenim djelima, te za poštivanje odvjetničke tajne pri odlučivanju koje će podatke unijeti u Uslugu i proslijediti vanjskim sustavima, uključujući AI Asistenta.

Pitanja o obradi podataka i obavijesti prema ovom prilogu: [email protected].