1. Tko je voditelj obrade
Voditelj obrade za podatke opisane u ovoj politici je Tempus Media d.o.o., Tometići 41, 51215 Kastav, Hrvatska, OIB 90329213470, koji pruža uslugu ORVEO. Za sva pitanja o osobnim podacima i ostvarivanje prava pišite na [email protected] ili na poštansku adresu sjedišta.
2. Podaci ureda i naši podaci
Osobne podatke obrađujemo u dvije različite uloge:
- Kao izvršitelj obrade za odvjetnički ured koji koristi ORVEO. Podaci o klijentima ureda, protivnim strankama, predmetima i dokumentima pripadaju uredu, koji je za njih voditelj obrade. Obrađujemo ih samo po uputama ureda, prema ugovoru o obradi podataka. Ako ste klijent ili protivna stranka nekog ureda, za ostvarivanje prava obratite se tom uredu; ako se obratite nama, zahtjev ćemo bez odgađanja proslijediti uredu.
- Kao voditelj obrade za podatke posjetitelja web stranice, osoba koje nas kontaktiraju, korisničkih računa, naplate pretplate i poslovnih kontakata. Na te se podatke odnosi ostatak ove politike.
3. Što obrađujemo i zašto
| Svrha | Podaci | Pravni temelj | Koliko dugo |
|---|---|---|---|
| Prikaz web stranice i zaštita od zlouporabe | IP adresa, vrsta preglednika, vrijeme i tražena stranica u zapisima poslužitelja | Legitimni interes za sigurnost i rad stranice (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a) | 30 dana |
| Statistika posjeta web stranici (Google Analytics) | Pseudonimni identifikator posjetitelja, pregledane stranice i događaji, vrsta uređaja i preglednika, približna lokacija izvedena iz IP adrese | Vaša privola (t. a), koju možete povući u bilo kojem trenutku na stranici Kolačići | 2 mjeseca u Google Analyticsu; kolačići do 2 godine |
| Zahtjev za demonstraciju i upiti | Ime, e-mail, naziv ureda, telefon, broj korisnika, sadržaj poruke | Radnje prije sklapanja ugovora na vaš zahtjev (t. b) | 12 mjeseci od zadnjeg kontakta, ako ne sklopimo ugovor |
| Registracija ureda i korisnički račun | Ime i prezime, e-mail, uloga u uredu, lozinka (samo u obliku sažetka), postavke računa | Ugovor s uredom (t. b); za zaposlenike ureda legitimni interes ureda i nas da im omogućimo rad (t. f) | Dok je račun aktivan, zatim do brisanja podataka ureda |
| Sigurnost računa i sustava | Vrijeme prijave, IP adresa, preglednik, tehnički zapisi o pogreškama. Revizijski trag radnji u uredu dio je podataka ureda, koje obrađujemo kao izvršitelj obrade. | Legitimni interes za sigurnost i otkrivanje zlouporabe (t. f) | Zapisi poslužitelja 30 dana; zapisi o pogreškama do 90 dana |
| Naplata pretplate i računi | Naziv i OIB ureda, adresa, e-mail za račune, paket, iznosi i status plaćanja; podatke o kartici obrađuje Stripe, ne mi | Ugovor (t. b) i zakonske obveze iz računovodstvenih i poreznih propisa (t. c) | Koliko propisuju računovodstveni i porezni propisi, u pravilu 11 godina |
| Podrška | Sadržaj upita, podaci o računu i postavkama potrebni za rješavanje problema | Ugovor (t. b) | Do 3 godine od zatvaranja upita |
| Obavijesti o usluzi | E-mail administratora i korisnika | Ugovor (t. b): izmjene uvjeta, sigurnosne obavijesti, istek tokena i certifikata | Dok je račun aktivan |
| Praćenje odakle su došli novi uredi | Oznaka kampanje ili preporuke iz poveznice kojom ste došli (ref, utm) | Legitimni interes za mjerenje učinka vlastitih kampanja (t. f) | Dok je račun aktivan |
Davanje podataka za registraciju i naplatu nužno je za sklapanje ugovora; bez njih ured ne može koristiti ORVEO. Ne donosimo odluke koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi i koje proizvode pravne učinke za vas.
4. Kontakti iz imenika Hrvatske odvjetničke komore
Odvjetnicima i odvjetničkim uredima možemo poslati poslovnu ponudu ORVEO-a. Podatke za to preuzimamo iz javnog imenika odvjetnika Hrvatske odvjetničke komore: ime i prezime, naziv i adresu ureda te službeni e-mail i telefon objavljene u imeniku. Uz to bilježimo kada smo vam pisali, je li poruka isporučena te je li stigao odgovor ili zahtjev za odjavu. Pri prvom kontaktu u poruci vas upućujemo na ovu politiku i na pravo na prigovor.
- Pravni temelj: naš legitimni interes da odvjetnicima ponudimo uslugu namijenjenu njima (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a).
- Prigovor: u svakom trenutku možete zatražiti da vam više ne pišemo, odgovorom na poruku ili na [email protected]. Tada odmah prestajemo s porukama, a vaš e-mail čuvamo samo na popisu adresa kojima ne pišemo, kako vam ne bismo slučajno pisali ponovno.
- Rok čuvanja: do prigovora ili najdulje 24 mjeseca od zadnjeg kontakta bez odgovora.
- Ako se registrirate preko poveznice iz naše poruke, bilježimo da je ured došao iz te poruke.
5. AI Asistent
Kad korisnik ureda koristi AI Asistenta, dio podataka iz ureda potreban za odgovor (na primjer opis predmeta ili tekst dokumenta) šalje se davatelju AI modela, trenutačno društvu Anthropic. Prije slanja automatski uklanjamo prepoznate OIB-e i IBAN-e, ali to ne jamči uklanjanje svih osobnih podataka; imena i činjenice predmeta mogu biti dio upita ako su za njega potrebni.
Podatke ne koristimo za treniranje AI modela, a ni davatelj ih prema ugovoru ne smije koristiti za tu svrhu. Razgovori s AI Asistentom čuvaju se u ORVEO-u 90 dana od zadnje izmjene, a zatim se automatski brišu. Ured može zatražiti da se AI Asistent za njegov ured isključi.
6. Primatelji podataka
- Podizvršitelji obrade navedeni u sljedećem odjeljku, samo u opsegu potrebnom za njihovu uslugu.
- Google Ireland Limited kao pružatelj Google Analyticsa, samo ako ste prihvatili analitičke kolačiće na web stranici; podaci se mogu prenositi Google LLC u SAD (okvir za privatnost podataka između EU-a i SAD-a).
- Sustavi koje odabere ured: kad ured koristi te funkcije, podatke po njegovu nalogu šaljemo u e-Komunikaciju i e-Ovrhe (Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije), Poreznoj upravi radi fiskalizacije, informacijskom posredniku za eRačun s kojim ured ima ugovor te na e-mail adrese koje ured unese. Ti su primatelji samostalni voditelji obrade ili izvršitelji obrade ureda.
- Tijela javne vlasti, kad smo na to obvezni propisom ili odlukom suda.
Osobne podatke ne prodajemo i ne dajemo ih trećima za njihovo oglašavanje.
7. Podizvršitelji obrade
Pružatelji usluga koji u naše ime obrađuju podatke ureda i korisnika:
| Pružatelj | Namjena | Mjesto obrade |
|---|---|---|
| DigitalOcean, LLC | Poslužitelji, baza podataka i pohrana dokumenata (šifrirana pohrana) | Podatkovni centar u Frankfurtu, Njemačka; sjedište društva u SAD-u Standardne ugovorne klauzule Europske komisije |
| Pružatelj pohrane sigurnosnih kopija | Šifrirane sigurnosne kopije baze podataka kod drugog pružatelja, radi oporavka nakon kvara | Europska unija |
| Anthropic (Anthropic, PBC i povezana društva) samo kad korisnik ureda koristi AI Asistenta | Obrada upita AI Asistenta (Claude modeli); prema ugovoru podaci se ne koriste za treniranje modela | SAD Standardne ugovorne klauzule Europske komisije |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Bilježenje tehničkih pogrešaka aplikacije, podešeno tako da ne šalje osobne podatke ni sadržaj predmeta | SAD Standardne ugovorne klauzule Europske komisije |
| Stripe Payments Europe, Limited | Naplata pretplate platnom karticom; za sprječavanje prijevara Stripe djeluje i kao samostalni voditelj obrade | Irska; dio obrade kod Stripe, Inc. u SAD-u Standardne ugovorne klauzule Europske komisije |
| Pružatelj usluge slanja e-pošte | Slanje obavijesti, podsjetnika i računa iz aplikacije | Europska unija |
O promjeni podizvršitelja obavještavamo urede najmanje 30 dana unaprijed, kako je uređeno ugovorom o obradi podataka.
8. Prijenos izvan Europskog gospodarskog prostora
Neki podizvršitelji imaju sjedište u SAD-u ili ondje obrađuju dio podataka. Podatke izvan EGP-a prenosimo samo uz zaštitne mjere iz poglavlja V. GDPR-a, u pravilu standardne ugovorne klauzule Europske komisije, ili kad je primatelj certificiran u okviru za privatnost podataka između EU-a i SAD-a. Primjerak primijenjenih zaštitnih mjera možete zatražiti na [email protected].
9. Rokovi čuvanja i sigurnosne kopije
- Rokovi za pojedine svrhe navedeni su u tablici u odjeljku 3. Kad rok istekne, podatke brišemo ili ih trajno anonimiziramo.
- Nakon prestanka ugovora ured ima 30 dana za izvoz, a podatke ureda trajno brišemo najkasnije 60 dana nakon toga, odnosno najkasnije 90 dana od prestanka ugovora. Isti rok vrijedi nakon isteka probnog razdoblja bez odabira paketa. Arhiva za izvoz dostupna je 14 dana od izrade, a zatim se briše.
- Šifrirane sigurnosne kopije baze podataka čuvaju se kod zasebnog pružatelja: dnevne 90 dana, tjedne 52 tjedna i mjesečne 24 mjeseca. Izbrisani podaci u njima ostaju do isteka tih rokova. Iz sigurnosnih kopija podatke vraćamo samo radi oporavka od kvara ili incidenta. Ako bazu vraćamo iz sigurnosne kopije, podatke prethodno izbrisanih ureda ponovno brišemo.
10. Sigurnost
Veza s ORVEO-om je šifrirana, a dokumenti su pohranjeni šifrirano. Podaci svakog ureda logički su odvojeni od drugih ureda, pristup unutar ureda određuju uloge, a radnje se bilježe u revizijskom tragu. Administrativni pristup infrastrukturi imaju samo nužne osobe, uz višefaktorsku autentikaciju. Bilježenje pogrešaka podešeno je tako da ne šalje osobne podatke ni sadržaj predmeta. Više na stranici Sigurnost.
11. Vaša prava
U skladu s GDPR-om imate pravo:
- na pristup svojim podacima i kopiju podataka;
- na ispravak netočnih i dopunu nepotpunih podataka;
- na brisanje, kad za obradu više nema temelja;
- na ograničenje obrade;
- na prenosivost podataka koje ste nam dali na temelju ugovora;
- na prigovor obradi koja se temelji na legitimnom interesu, a obradi u svrhu izravnog marketinga uvijek i bez obrazloženja;
- na povlačenje privole, kad se obrada na njoj temelji, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
Zahtjev pošaljite na [email protected]. Odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od mjesec dana. Prije postupanja možemo provjeriti vaš identitet.
Ako smatrate da obrada krši propise, možete podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka, Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr.
12. Izmjene politike
Politiku ažuriramo kad se promijeni način obrade ili popis podizvršitelja. Važeća verzija i datum od kojeg vrijedi uvijek su objavljeni na ovoj stranici; o bitnim izmjenama obavještavamo administratore ureda e-poštom.